-
Informace k vnitřnímu oznamovacímu systému
Vnitřní oznamovací systém
podle ust. § 8 odst. 1 písm. b) zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
(Whistleblowing)
realizovaný ze strany realitního zprostředkovatele – společnosti: pnholding.cz.cz, IČ: 27843211, se sídlem: Hlaavní třída 1023, Ostrava, 70800 dále jen jako „Společnost“)
Oznámení lze podat u příslušné osoby určené Společností:
Příslušná osoba: Pavel Neumann
e-mail: neumann@pnholding.cz telefon: 777148908
A) Informace před podáním oznámení
Jaké povinnosti má oznamovatel?
Oznamující osoba by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měla mít pádný důvod se domnívat, že jí oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno.
Při získávání dokladů dokládajících oznamované skutečnosti by se oznamovatel neměl dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu.
Oznamovatel by měl jednat v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti.
Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávní jednání týká a promyslet, jaké ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnout.
Jaké protiprávní jednání lze ohlásit?
Oblastmi, kterých se musí oznamované porušení týkat, se rozumí oblast:
1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.
B) Ochrana oznamovatele
Na jakém právním základě je oznamovatelům poskytována ochrana a čeho by se oznámení měla týkat?
Ochrana oznamovatelů je poskytována na základě Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení úprava Unie a na základě zákona o ochraně oznamovatelů, a dále na základě zákona č. 171/2023Sb., o ochraně oznamovatelů.
Kdo je oznamovatel a komu je poskytována ochrana?
Ochrana není omezena pouze na oznamovatele, kteří získali informace pro podání oznámení v rámci svého pracovněprávního vztahu, ale také na osoby samostatně výdělečně činné, společníky, osoby ve statutárních, řídících nebo dozorčích orgánech, dobrovolníky, stážisty a osoby vykonávající činnost na základě smlouvy o poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiné obdobné smlouvy. Ochrana se vztahuje rovněž na oznamovatele, kteří se o takovou činnost teprve ucházejí nebo ucházeli. Chráněny jsou i osoby, které jsou ve vztahu k oznamovatelům osobami blízkými, osoby, které oznámení umožnily nebo usnadnily a dále osoby, které jsou s oznamovateli nějakým způsobem spojeny v pracovním kontextu.
Jak je chráněna identita oznamovatele?
Do ohlašovacího systému Společnosti je přístup umožněn pouze speciálně pověřenému zaměstnanci tzv. příslušné osobě, který má povinnost vždy chránit identitu oznamovatele. Totožnost oznamující osoby nesmí být sdělena bez jejího výslovného souhlasu nikomu dalšímu. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.
Ochrana oznamovatelů před odvetnými opatřeními.
Právní řád nepřipouští žádná zákonná odvetná opatření za oznámení protiprávního jednání, a naopak chrání oznamovatele. Zaměstnavatel, pro kterého oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, je povinen zabránit jakýmkoliv odvetným opatření vůči oznamovatelům protiprávního jednání, včetně hrozby odvetných opatření nebo pokusů o ně.
C) Jak a kde lze protiprávní jednání ohlásit
Komu podezření na protiprávní jednání oznámit?
S účinností od 1.8.2023 Společnost zavádí vnitřní oznamovací systém, který zajistí bezpečné podání oznámení a chrání identitu oznamovatelů.
Oznamovatel podává své oznámení nejprve interně u Společnosti. V případě, že takovýto interní oznamovací kanál není funkční nebo se oznamovatel domnívá, že jeho oznámení nebude prošetřeno, nebude ochráněna jeho identita a hrozila by mu odvetná opatření ze strany Společnosti, má možnost své oznámení také podat přímo prostřednictvím externího oznamovacího systému, který zřizuje Ministerstvo spravedlnosti. Podání oznámení tímto způsobem není podmíněno podáním oznámení prostřednictvím interního oznamovacího systému Společnosti.
Jakým způsobem lze protiprávní jednání ohlásit?
Oznamovatel může oznámení podat osobně, telefonicky anebo emailem tzv. příslušné osobě, která má povinnost oznámení v stanovené lhůtě zpracovat a o výsledku prošetření vždy vyrozumět oznamovatele. Oznámení lze podat i písemně doručením v obálce označené „VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM“, na které je uvedeno „Neotevírat, důvěrné“ na adresu Společnosti. Přístup k podaným oznámením má pouze příslušná osoba, která o nich zachovává mlčenlivost.
Je-li oznámení učiněno ústně na základě osobního nebo telefonického rozhovoru, příslušná osoba pořídí zvukovou nahrávku oznámení nebo jeho přepis. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením nahrávky souhlas, příslušná osoba takovou nahrávku nepořídí a sepíše pouze písemný záznam. Obdobný postup se uplatní rovněž, pokud pořízení zvukové nahrávky oznámení není možné, např. pokud se pro příjem oznámení nepoužívá telefonická linka s funkcí nahrávání hovorů. V případě pořízení přepisu oznámení i v případě sepsání záznamu o oznámení se oznamovateli umožní, aby se k těmto vyjádřil. Jeho vyjádření se k přepisu či záznamu přiloží.
D) Prošetření oznámení
Jak rychle bude oznámení vyřízeno?
Do 7 kalendářních dnů oznamovatel obdrží potvrzení, že oznámení bylo přijato, a nejpozději do 30 dnů od zaslání potvrzení obdrží vyrozumění o vyřízení oznámení. Tuto lhůtu je možné prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát.
Jak bude oznámení prošetřováno?
Po přijetí oznámení bude vždy posuzována důvodnost podaného oznámení. Příslušná osoba provede předběžné posouzení oznámení (tj. zejména zda se jedná o oznámení podle Směrnice, zda je dodržen tzv. pracovní kontext, o jaký druh protiprávního jednání se jedná, zda postačuje oznamované jednání vyřešit interně)
Příslušná osoba dle konkrétních okolností může uložit povinnost součinnosti dalších osob (zejm. zaměstnanců), oprávnění vyžadovat písemnosti nebo jiné věci potřebné pro posouzení, oprávnění požadovat vysvětlení, oprávnění vstupovat do kanceláří a jiných prostor Společnosti apod.
V případě, že je oznámení vyhodnoceno jako odůvodněné, budou Společností zjednána opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu. Příslušná osoba Společnosti doporučí, pokud je to možné, přijetí nápravných opatření tak, aby z doporučení nebylo zřejmé, kdo je oznamovatelem a nedošlo k prozrazení ani jiných „důvěrných informací“ obsažených v oznámení.
Příslušná osoba následně vyrozumí oznamovatele o výsledku prošetření a o plánovaných či přijatých opatřeních (do 3 měsíců od vyrozumění o přijetí oznámení, nebo do 3 měsíců od přijetí oznámení, pokud oznamovatel vyrozuměn nebyl).
V odůvodněných případech budou závěry prošetření postoupeny také jako podnět orgánům činným v trestním řízené, orgánům správního trestání nebo jiným věcně příslušným orgánům veřejné moci.
Jak budou oznámení evidována?
Příslušná osoba vede evidenci údajů z oznámení, do níž má přístup pouze příslušná osoba. Evidence je vedena v elektronické podobě a v rozsahu: a) datum přijetí oznámení, b) jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy, c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li její totožnost známa, d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.
Příslušná osoba dále uchová oznámení samotná, a to takovým způsobem, aby přístup k nim měla pouze příslušná osoba, a to po dobu nezbytně nutnou pro případ dalších šetření (i dalšími orgány veřejné moci). Doba uchování je pět let. Obdobně se povinnost a doba uchovávání uplatní také v případě přepisu či záznamu oznámení.
Děkujeme za přečtení
Vaše realitní kancelář pnholding.cz.
V Ostravě dne 1.8.2023
_________________________
Pavel Neumann
předseda představenstva
pnholding.cz.cz